Mennyibe kerül valójában egy kézzel gépelt rendelés?

A legtöbb cégnél senki nem tudja pontosan, mennyi idő megy el a rendelések rögzítésére. Nem azért, mert titok, hanem mert szétszórva történik: két telefon között, ebéd után, péntek délután, amikor „még ezt beütöm”.

1. A közvetlen idő

Egy e-mailes rendelés rögzítése egy tapasztalt kollégának jellemzően 6–8 perc: megkeresi a partnert, kikeresi a cikkszámokat, beírja a mennyiségeket, ellenőrzi a szállítási címet. Ha a rendelés PDF-ben vagy Excelben jön, vagy a vevő szabad szöveggel ír („a múltkori”), ez könnyen több.

Számolj a saját adataiddal:

• rendelés naponta × perc rendelésenként × 21 munkanap = percek havonta
• ezt elosztva 60-nal megkapod az órákat, szorozva az óránkénti bérköltséggel a forintot

Napi 25 rendelés és 7 perc esetén ez havonta több mint 60 óra – másfél munkahét, csak gépelésre.

2. A hibák ára

Az elírt cikkszám, a rossz mennyiség vagy a régi szállítási cím ritkán derül ki rögzítéskor. Kiderül kiszállításkor, reklamációkor, számlakorrekciókor – és ott már több ember idejébe kerül. Érdemes egy hónapig strigulázni, hány rendelést kellett utólag javítani.

3. A rejtett kockázat

Ha a rendelésfelvétel egy ember fejében lévő tudáson múlik („Péternél a szokásos az M8-as horganyzott”), akkor a szabadsága vagy a távozása üzleti kockázat. Ez nem jelenik meg egyetlen táblázatban sem, de mindenki érzi, amikor bekövetkezik.

Mit érdemes ebből levonni?

Nem minden cégnek éri meg automatizálni. Ha napi 3–4 rendelés jön, a kézi rögzítés teljesen rendben van. Ha viszont naponta több tucat, és van köztük sok visszatérő vevő, akkor a gépelés helyett az ellenőrzés a jobb munkamegosztás: a gép előkészít, az ember dönt.

A megtérülés-kalkulátorunkban a saját számaiddal is kipróbálhatod.